Sut mae CARIS yn prosesu data

Prosesu data

• Wrth dderbyn gwybodaeth, mae CARIS yn gwirio manylion pob achos yn erbyn System Demograffig Cymru (WDS) i ddilysu dyddiadau geni, manylion y cyfeiriad, y côd post a rhifau GIG. Ychwanegir rhifau GIG y fam a’r baban os nad ydynt yn bresennol
• Cynhelir chwiliad cyntaf i wirio a yw’r achos wedi cael ei gofnodi’n barod. Os ydyw, bydd y cofnod yn cael ei ddiweddaru yn ôl yr angen. Os nad yw, fe gofrestrir yr achos newydd
• Mae cronfa ddata CARIS yn cynnwys meddalwedd godau post sy’n ail-ddilysu côd post cyfeiriad y fam, ac ar y sail hon mae’n canfod yr awdurdod lleol, y ward a’r bras gyfeirnod grid sy’n perthyn i’r cyfeiriad hwnnw
• Bydd diagnosisau, manylion moddion y fam a galwedigaethau’n cael eu codio
• Cynhelir gwiriadau mewnol ychwanegol i ddilysu’r data gyda golwg ar sicrhau eu hansawdd a’u cysondeb

Codio

Mae’n hanfodol i CARIS fod anomaleddau cynhenid yn cael eu codio’n dda. Mae’r holl anomaleddau a adroddir i CARIS yn cael eu codio gan ddefnyddio ehangiad Coleg Brenhinol Pediatreg ac Iechyd Plant i ICD10. ‘ICD10’ yw’r Dosbarthiad Ystadegol Rhyngwladol o Glefydau a Phroblemau Iechyd Cysylltiedig, 10^fed adolygiad, a gyhoeddir gan Sefydliad Iechyd y Byd (WHO).  Mae holl aelodau staff CARIS yn cael eu hyfforddi i ddefnyddio ICD10, a dysgir iddynt yr egwyddorion sy’n sail iddo. Maent yn cynnwys:

• codio pob anomaledd a nodir
• defnyddio’r nifer leiaf bosibl o godau sydd angen i ddisgrifio’r darlun clinigol yn fanwl gywir
• codio yn unol â’r lefel uchaf bosibl o benodoldeb sydd ar gael yn y system ddosbarthu

Yn ogystal mae CARIS yn grwpio anomaleddau gan ddefnyddio fersiwn wedi’i haddasu o’r system a ddyfeisiwyd gan y Swyddfa Ystadegau Genedlaethol (ONS). Ers 2002 mae EUROCAT wedi datblygu ei system ei hun i ddosbarthu is-grwpiau cynhenid, a defnyddir hon lle bo’n briodol.

Mae’r moddion a gymerir gan famau tra’u bod yn feichiog yn cael eu codio gan ddefnyddio’r Dosbarthiad Cemegol Therapewtig Anatomegol (Codau ATC) a gyhoeddir gan WHO. Defnyddir hwn fel safon gan gofrestrau EUROCAT, ac mae’n hyrwyddo ymchwiliad i gysylltiadau dichonol rhwng cyffuriau penodol ac anomaleddau penodol.

Mae galwedigaethau/ swyddi’n cael eu codio gan ddefnyddio’r Dosbarthiad Galwedigaethau Safonol Rhyngwladol (ISCO-88).

Statws achosion CARIS

Pan gofrestrir achosion, pennir iddynt statws yn unol â ffynhonnell y data a chryfder y dystiolaeth o blaid y diagnosis. Rhoddir esiamplau yn y tabl.

Mae pob achos o adroddiad clinigol ar enedigaeth fyw yn cael ei ddosbarthu fel achos sydd wedi’i gadarnhau. Mae pob post-mortem ac adroddiad sytogenetig hefyd yn cael ei ddosbarthu fel achos sydd wedi’i gadarnhau. Fel rheol, bydd pob achos o anomaleddau strwythurol a ganfyddir trwy archwiliad uwchsain cyn-enedigol yn cael ei drin fel achos tybiedig a’i ddiwygio wedyn yn achos sydd wedi’i gadarnhau ar ddiwedd y beichiogrwydd. Os daw’r beichiogrwydd i ben trwy derfyniad neu golled y ffetws ac nad oes gwybodaeth ychwanegol ar gael, e.e. dim archwiliad post-mortem, yna bydd canfyddion cyn-enedigol pendant megis spina bifida neu gastrosgisis yn cael eu dosbarthu’n achosion tebyg.

Mae achosion â marcwyr meddal cyn-enedigol yn unig yn cael eu dosbarthu’n rhai ‘tybiedig’. Dilynir hynt pob achos tybiedig fel mater o drefn. Os oes tystiolaeth bod canfyddion cyn-enedigol megis ymlediad arennol wedi ymddatrys, mae’r achosion hyn yn cael eu trin bellach fel ‘normal’.

Defnyddir data ar gleifion preswyl â gofal. Lle defnyddir codau penodol, trinnir y rhain fel achosion tebyg. Lle defnyddir codau amhenodol, maent yn cael eu trin fel achosion tybiedig. Mae hynt pob achos yn cael ei ddilyn a’i wirio â nodiadau achos pediatrig. Wrth gyrraedd y pwynt yma, diwygir y statws p’un ai yn ‘wedi’i gadarnhau’ neu yn ‘normal’ h.y. heb anomaleddau cynhenid.

Dylai pob achos tybiedig ymddatrys gyda thraul amser gan newid p’un ai i fod yn achos ‘wedi’i gadarnhau’ neu’n achos ‘normal’.

Mewn nifer fach o achosion nid yw’n bosibl dilyn eu hynt; maent yn cael eu marcio fel achosion nad oes gwybodaeth bellach ar gael yn eu cylch. Mewn rhai achosion nid yw’n bosibl bod yn sicr ynghylch diagnosis, ac mae’r rhain yn cael eu marcio fel achosion posibl.

Pan fydd CARIS yn cyfrifo cyfraddau mynychder anomaleddau cynhenid, achosion sydd wedi’u cadarnhau a rhai tebyg yn unig sy’n cael eu defnyddio. Yn yr un modd, pan fydd CARIS yn adrodd achosion i EUROCAT ac i’r Tŷ Clirio Rhyngwladol ar gyfer goruchwyliaeth, yr achosion sydd wedi’u cadarnhau a rhai tebyg yn unig sy’n cael eu cynnwys yn yr adroddiad.
 

Diogeledd a chyfrinachedd data

Cedwir yr holl ddata dan ddiogeledd llym.

Mae CARIS wedi derbyn caniatâd penodol gan y Bwrdd Llywodraethu Gwybodaeth Cenedlaethol dros Iechyd a Gofal Cymdeithasol, dan adran 251 o Ddeddf Iechyd a Gofal Cymdeithasol 2006, i brosesu gwybodaeth sy’n hyrwyddo adnabod y claf.

“Mae’r Ysgrifennydd Gwladol dros Iechyd, ar ôl ystyried cyngor y Grŵp Ymgynghorol ar Gyfrinachedd a osodwyd (isod), wedi cymeradwyo parhau i brosesu’r cais hwn i’r dibenion penodedig am 12 mis ychwanegol ar ôl penblwydd eich llythyr cymeradwyaeth derfynol gwreiddiol”

Mae ceisiadau am wybodaeth yn dod i CARIS oddi wrth lu o ffynonellau gwahanol, clinigwyr ac academyddion er enghraifft, Llywodraeth Cymru, neu geisiadau dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Wrth ateb ceisiadau, rydym yn glynu wrth ffyn mesur llym er mwyn sicrhau bod cyfrinachedd y claf yn cael ei ddiogelu a’n bod yn cadw at y Ddeddf Amddiffyn Data bob amser. Mewn unrhyw sefyllfa lle bo’r amheuaeth leiaf, trafodir y sefyllfa gydag uwch aelodau staff sy’n gweithio gyda CARIS ac uwch reolwyr Iechyd Cyhoeddus Cymru.

Nid yw CARIS yn rhyddhau data sy’n hyrwyddo adnabod y claf i neb ac eithrio’r clinigwyr neu’r timau clinigol a ddarparodd y data adnabyddadwy yn y lle cyntaf.

Dadansoddi data

• Cyflawnir is-lwythiad data o gronfa ddata CARIS bob haf. Cynhelir gwiriadau mewnol ychwanegol ar ansawdd (er mwyn chwilio er enghraifft am gofnodion wedi’u dyblygu ac asesu cyflawnder y data). Unwaith y mae’r tasgau hyn wedi cael eu cwblhau, gwneir dadansoddiadau i ddiweddaru tablau data CARIS a monitro neu roi disgrifiad manylach o anomaleddau sydd o ddiddordeb neu’n destun pryder. Cyhoeddir y canlyniadau ar wefan CARIS a mewn adroddiadau, ac maent yn cael eu disgrifio bob hydref yn ystod cyfarfod blynyddol CARIS
• Gwneir islwythiadau data a dadansoddiadau cryno ad hoc yn rheolaidd trwy gydol y flwyddyn gan reolwr CARIS, mewn ymateb i bryderon ynghylch anomaleddau penodol neu geisiadau eraill am ddata. Gall y dadansoddiadau hyn olygu defnyddio data nad ydynt wedi cael yr un gwiriadau ansawdd ychwanegol a gyflawnir ar gynnwys ir is-lwythiad blynyddol