Cael y sylfaeni'n iawn cyn adeiladu'r tŷ
Mae ein sefydliad yn dechrau newid o ganolbwyntio ar yr hyn yr ydym yn ei wneud i ganolbwyntio ar yr hyn y mae ar bobl ei angen. Felly, yn lle bodloni ar ddarparu gwybodaeth neu wasanaethau i bobl yng Nghymru, rydym yn ystyried sut mae gweithio gyda chi i ddylunio a darparu’r hyn y mae arnoch ei angen.
Rydym wedi dechrau creu tîm dylunio ac ymchwilio sy’n canolbwyntio ar bobl/defnyddwyr. Yr hyn a olygwn wrth ddefnyddwyr yw’r bobl sy’n defnyddio ein cynnyrch a’n gwasanaethau ac sy’n cael budd ohonynt. Yn ogystal â’r panel presennol, sef Amser i Siarad: Iechyd Cyhoeddus, byddwn yn cychwyn panelau defnyddwyr a all ddarparu grŵp treigl sy’n cynrychioli cyfuniad teg a chyfartal o’r bobl sy’n defnyddio ein cynnyrch a’n gwasanaethau.
Byddwn yn sicrhau mai man cychwyn pob prosiect yw ymchwil i ddefnyddwyr (arsylwi pobl sy’n defnyddio cynnyrch neu wasanaeth a gwrando arnynt), a byddwn yn sicrhau bod y bobl sy’n arwain ac yn rhedeg ein gwasanaethau’n gallu cydweithio’n agos â’n hymchwilwyr i ddefnyddwyr. Drwy ystyried profiad person o wasanaeth sgrinio neu frechu neu o gyngor am iechyd, gallwn hwyluso ei siwrnai a chael effaith well, gobeithio.
Mae’n wirioneddol bwysig bod gweithwyr proffesiynol ym maes technoleg ddigidol a data yn rhan o’r sgwrs a’r gwaith cyd-greu a wnawn gyda defnyddwyr gwasanaeth, ochr yn ochr â pherchnogion gwasanaeth a chyfathrebwyr.
Dylem rymuso ein timau i gyflawni pethau gyda’i gilydd, boed yn waith darparu gwasanaeth neu’n waith datrys problem. Mae hynny’n golygu rhoi iddynt yr adnoddau a’r sgiliau iawn i wneud eu swyddi, a rhoi lle iddynt ac ymddiried ynddynt i fwrw ymlaen â’u gwaith.
Mae ein gallu ym maes data a thechnoleg ddigidol yn dibynnu ar gael pobl sydd ag ystod o arbenigeddau technegol iawn. Fel ym maes meddygaeth, lle mae gan lawfeddyg iau ac uwch-nyrs arennol lefelau gwahanol o brofiad a gwybodaeth, mae arnom angen y cyfuniad cywir o weithwyr proffesiynol ym maes gwaith digidol, data a thechnoleg. At hynny, mae angen i ni sicrhau bod Iechyd Cyhoeddus Cymru yn lle dymunol i arbenigwyr, sydd wedi cyrraedd cyfnodau gwahanol yn eu gyrfa, ddod iddo i weithio a datblygu.
Er mwyn cael mwy o gyfleoedd i alinio ein harbenigwyr ar draws sectorau, rydym yn gweithio gyda chyrff eraill yn GIG Cymru i greu fframwaith proffesiynau ym maes technoleg ddigidol a data. Yn y cyfamser, mae’r diffiniadau a geir yma (Nid yw’r dudalen hon ar gael yn Gymraeg ar hyn o bryd) yn ddefnyddiol.
Ochr yn ochr â’r fframwaith, mae yna lawer o waith i’w wneud i helpu ein cymunedau newydd i ddod o hyd i’w llais a datblygu eu sgiliau. Byddwn yn creu cymunedau ymarfer er mwyn rhannu gwybodaeth a phrofiad. Byddwn yn defnyddio blogiau a sesiynau rheolaidd megis sesiynau ‘cinio a dysgu’ i rannu gwybodaeth am yr hyn yr ydym yn ei wneud ac i gael anerchiadau gan arbenigwyr allanol. Byddwn yn annog cyfraniadau gan bobl mewn proffesiynau eraill yn Iechyd Cyhoeddus Cymru, a gan weithwyr proffesiynol ym maes gwaith digidol, data a thechnoleg o sefydliadau eraill y tu allan i GIG Cymru, er mwyn dysgu pethau newydd, cael y wybodaeth ddiweddaraf yn gyson a chadw mewn cysylltiad.
Mae hefyd yn bwysig derbyn na fyddwn yn gallu gwneud popeth ein hunain. Weithiau bydd angen i ni weithio gyda phartneriaid ar draws y GIG, yn y byd academaidd, yn y sector cyhoeddus ehangach neu yn y sector preifat er mwyn defnyddio sgiliau nad ydynt gennym eto neu er mwyn cyflawni prosiect penodol nad oes gennym ddigon o bobl ar ei gyfer. Pan fyddwn yn gweithio gyda phobl eraill, byddwn yn eu croesawu fel partneriaid, yn ymddiried ynddynt i weithio gyda ni ac yn parchu eu sgiliau proffesiynol. A bob tro y byddwn yn gweithio gyda phartneriaid, byddwn yn rhannu gwybodaeth a sgiliau fel y gallwn ddysgu a datblygu gyda’n gilydd.
Byddwch yn disgwyl i’r GIG ddiogelu eich data personol tra byddwn yn gofalu amdano. Byddwch hefyd yn disgwyl i ni gadw gwybodaeth gywir amdanoch a rhannu data o fewn y GIG er mwyn darparu gofal iechyd ardderchog. Mae Iechyd Cyhoeddus Cymru wedi ymrwymo i raglen barhaus o seiberddiogelwch ar gyfer ein rhwydweithiau, ein systemau, ein data a’n seilwaith.
Gan ddefnyddio meincnodau megis ISO 27001 a Cyber Essentials Plus, byddwn yn sicrhau bod ein partneriaid wedi ymrwymo lawn cymaint â ni i seiberddiogelwch. Byddwn yn cynyddu ein gallu ym maes seiberddiogelwch ac yn parhau i ddatblygu ein protocolau ar gyfer rheoli risg a llywodraethu gwybodaeth, fel ein bod yn rhannu data os oes angen a’n bod bob amser yn diogelu data sensitif.
Wrth ddefnyddio data i ddadansoddi ac i gyflwyno adroddiadau, byddwn yn parhau i ddefnyddio safonau ar gyfer ymchwilio a dadansoddi’n ddiogel fel y maent wedi’u hamlinellu yn y cod ymarfer ar gyfer ystadegau (Nid yw’r dudalen hon ar gael yn Gymraeg ar hyn o bryd) ac mewn canllawiau cenedlaethol ynghylch ymchwilio’n ddiogel. Ni ddylai fod yn bosibl adnabod unigolion wrth ein hadroddiadau a’r setiau data sylfaenol y byddwn yn eu rhannu yn ystod gwaith dadansoddi.
Rydym o’r farn bod pobl ar eu gorau pan fyddant yn gallu bwrw ymlaen â’u gwaith a phan fydd eu hadnoddau a’u prosesau yn ddefnyddiol.
Os ydym o ddifrif am gael gwasanaethau gwell, mae arnom angen map clir o’r holl wasanaethau sydd gennym. Mae angen bod y map yn hawdd i’w ddarllen a’i ddeall fel bod pob un o’n timau a’n partneriaid yn gallu ei ddefnyddio. Mae angen bod y map yn hawdd i’w ddiweddaru fel ein bod yn gallu ei gynnal hyd yn oed pan fyddwn yn brysur.
Yn ddiweddar, rydym wedi cwblhau adolygiad pensaernïaeth – adolygiad o’n systemau – ac wedi creu map lefel uchel o bopeth. Dylem rannu ein mapiau â sefydliadau eraill GIG Cymru er mwyn iddynt weld sut y mae ein systemau ni’n cysylltu â’u rhai nhw.
Y camau nesaf fydd creu mapiau y tu mewn i bob un o’n systemau, ar lefel y cynwysyddion, ac yna ar gyfer y cydrannau ym mhob un o’r cynwysyddion. Byddwn hefyd yn creu mapiau ar gyfer y data sy’n mynd drwy ein systemau, er mwyn i ni allu gweld ble y gallwn gael yr effaith fwyaf ar ei ansawdd. Byddwn yn parhau i ddefnyddio dulliau agored o fapio, megis y dull C4 (Nid yw’r dudalen hon ar gael yn Gymraeg ar hyn o bryd), fel bod modd darllen a defnyddio ein mapiau’n ddidrafferth.
Dangosodd ein darganfyddiadau i ni y gallem wella drwy gael setiau cyffredin o adnoddau a allai gael eu defnyddio ar gyfer amryw systemau, a fyddai’n ei gwneud yn haws rhannu ein sgiliau ar draws amryw feysydd. Er enghraifft, ar hyn o bryd yn Iechyd Cyhoeddus Cymru, rydym yn defnyddio mwy na 10 o wahanol adnoddau i ddadansoddi ystadegau a dangos data. Er bod pob adnodd wedi’i gaffael am y rhesymau gorau, mae’n golygu nad yw’n hawdd i ni rannu ein dadansoddiadau na’n sgiliau. Mae’n golygu bod angen i ni wneud yr un pethau mewn llawer o ffyrdd sydd ychydig yn wahanol i’w gilydd, a bod yr hyn a gyhoeddir gennym yn edrych ychydig yn wahanol bob tro.
Dylai fod gennym bolisïau cyson ar draws y sefydliad. Pan fyddwn yn dewis adnodd data neu grŵp o adnoddau, mae angen iddo weithio i bawb, a dylai pob un ohonom gytuno ar y man lle caiff y penderfyniad ei wneud. Mae cael adnoddau safonol yn ei gwneud yn haws i ni rannu adnoddau mewn cyfnodau o angen – gall mwy o bobl helpu os oes yna ffordd safonol o weithio y mae’n hawdd i ni ei deall. Mae’r un peth yn wir am systemau digidol. Os oes angen system rheoli achosion ar sawl maes, gallwn weithio gyda’n gilydd i geisio dod o hyd i un system y gall pob un ohonom ei gweithredu a’i defnyddio.
Rydym am gael cyn lleied o adnoddau ag sy’n bosibl ar gyfer pob cydran sy’n perthyn i’r hyn a wnawn. Mae angen i lawer o’n gwasanaethau gael gwybodaeth o fannau eraill. Felly, gallem gael set gyffredin o adnoddau ar gyfer cael gwybodaeth o systemau eraill, ar gyfer gwirio ei bod yn y fformat cywir ac ar gyfer ei lanlwytho i’n systemau ni (yn aml caiff y broses honno ei galw’n broses Echdynnu, Trawsnewid a Llwytho). Gallem gael cydran gyffredin ar gyfer anfon negeseuon rhwng systemau, cydran gyffredin ar gyfer creu efelychiadau, ac ati.
Rydym yn gwybod y bydd rhai o’n systemau a’n cydrannau, hyd y gellir rhagweld, yn rhai perchnogol ac y bydd eraill yn rhai ffynhonnell agored. Mae angen i ni gael y cydrannau hynny i weithio mewn cytgord â’i gilydd a rhannu data’n hwylus â’i gilydd. Mae hynny’n golygu cael perthynas dda rhwng ein partneriaid a’n datblygwyr er mwyn i ni allu integreiddio mor hyblyg ag sy’n bosibl. Bydd rhai cydrannau ar gyfer Cymru gyfan, megis y gwasanaeth apwyntiadau neu Ap GIG Cymru. Bydd angen i ni sicrhau bod ein gwasanaethau ni’n gallu eu defnyddio pan fyddant yn cael eu lansio – byddwn yn gwneud hynny drwy gydweithio’n agos â’r datblygwyr, gwybod pa rai o’n cydrannau fydd yn cysylltu â nhw, a chael y sgiliau i’w plygio i mewn.
Bydd newid ein sylfeini’n cymryd amser. Os ydym o ddifrif ynghylch ystyried anghenion pob defnyddiwr, gan gynnwys aelodau’r cyhoedd, aelodau Iechyd Cyhoeddus Cymru a phobl eraill sy’n defnyddio ein data neu’n gwasanaethau digidol, yna pan fyddwn yn gwneud newidiadau i wasanaeth bydd angen i ni sicrhau bod pob un o’r grwpiau hynny’n ymrwymo i gymryd rhan a chyfrannu.
Os ydym yn bwriadu gweithio ar ein system rheoli achosion, bydd angen i bawb sy’n ei defnyddio neilltuo amser i ddangos beth y mae arnynt ei angen ac i roi prawf ar yr hyn sy’n cael ei ddatblygu. Os ydym am ddatblygu’r modd yr ydym yn asesu effeithiau iechyd ar gostau byw, bydd angen i ddadansoddwyr ac ymchwilwyr ddangos beth y mae arnynt ei angen a phryd, a bydd angen i berchnogion data ddangos ble y mae eu gwybodaeth a sut y gellir cael gafael arni. Oherwydd hynny, dylai fod gan bob eitem berchennog gwasanaeth a pherchennog cynnyrch.
Mae angen i ni fod yn realistig o hyd ynghylch beth y gallwn ei wneud a beth na allwn ei wneud ar ein pen ein hunain. Nid cwmni meddalwedd mohonom, ond sefydliad iechyd cyhoeddus, ac nid ydym i fod i greu llawer o wasanaethau newydd ar ein pen ein hunain. Dyna pam y mae angen i ni fod yn well am gael modiwlau y gallwn eu hailddefnyddio, defnyddio gwaith pobl eraill os yw’n diwallu ein hanghenion, a rhannu dogfennau, gwybodaeth a mynediad i systemau. Gallwn wella’r gwaith a wnawn mewn partneriaeth, drwy ddatblygu cydberthnasau â’r sawl sy’n ein cynorthwyo. Byddwn yn defnyddio’r un dull gweithredu, sef sicrhau bod pawb yn ymddiried yn ei gilydd ac yn parchu gallu proffesiynol ei gilydd. Byddwn yn egluro sut y gall pobl weithio gyda ni a pha safonau yr ydym am eu defnyddio.
P’un a ydym yn darparu cymorth a gwasanaethau i’n gilydd neu’n gweithio gyda sefydliadau eraill, os byddwn yn dibynnu ar rywun arall i ddarparu rhywbeth, yna dylai fod gennym Gytundeb Lefel Gwasanaeth da. Mae’n galluogi pob parti sy’n ymwneud â chyflawni i gytuno ar beth y dylid ei gyflawni a phryd. Fel hynny, gallwn gael sgyrsiau gonest am beth y mae arnom ei angen a beth y gallwn ei ddarparu. Os bydd rhywbeth yn newid am y bobl neu’r amser sydd ar gael, byddwn yn gwybod y bydd angen i ni ailystyried y cytundeb neu gael rhywfaint o help.
Rydym yn bwriadu gwella’r modd y caiff ein data ei gasglu, ei storio a’i drawsnewid fel ei bod yn haws dod o hyd iddo a’i ddefnyddio. Dylai ein data fod ar gael mewn fformatau agored, safonol fel ei bod yn hawdd ei rannu â phethau eraill, megis Cofnodion Iechyd Electronig unigol neu systemau meddygon teulu. Dylem ddefnyddio’r arferion gorau a’r adnoddau gorau i gasglu, storio, dadansoddi a phrosesu ein data. I sicrhau bod data’n cael ei warchod a’i ddiogelu drwy gydol ei oes, byddwn yn defnyddio technolegau megis amgryptio, anonymeiddio a dulliau o reoli mynediad.
Er mwyn cefnu ar ddulliau ynysig o weithio, byddwn yn symud ein data i storfeydd canolog a all fodoli’n hawdd yn y cwmwl neu ar ein safleoedd. Bydd dal ein data’n ganolog yn ein helpu i’w reoli’n fwy diogel a chael gafael arno’n haws. Gallwn wella hynny’n fwy fyth drwy ddatblygu ein catalog data, sy’n dangos pa ddata sydd ar gael gennym, ym mha fformatau, pwy sy’n berchen arno a ble y mae’n cael ei gadw. At hynny, bydd angen i ni sicrhau ein bod yn cadw data da am y data (metadata), er enghraifft drwy ddiffinio’r amryw newidynnau, disgrifio sut y cafodd y data ei gasglu, darparu cyngor am gryfderau a gwendidau’r data, ac ati.
Wedyn, gallwn wella ansawdd ein data drwy gynnal profion awtomatig ac fel arall. Gallwn ddarganfod a oes data ar goll o gofnod, a’i gymharu â mannau eraill yn y sefydliad neu’r GIG yn ehangach er mwyn gweld a oes yna ddarnau sydd yr un fath â’i gilydd neu’n wahanol i’w gilydd. Gallwn leihau’r baich ar ein cronfeydd data a’n systemau byw os yw ein holl ddata yn yr un man ac os yw pobl yn cael gafael arno yn yr un ffordd, a byddant felly’n gallu gweithredu’n gyflymach ac achosi llai o gamgymeriadau.
Dylai ein data dadansoddol gael ei reoli’n unol ag egwyddorion FAIR (Nid yw’r dudalen hon ar gael yn Gymraeg ar hyn o bryd) – mae modd dod o hyd i’r data (findable), mae’n hygyrch (accessible), mae’n gallu rhyngweithredu â data arall (interoperable) ac mae modd ei ailadrodd (repeatable). Yn lle treulio amser yn echdynnu data’n bersonol er mwyn ei ddadansoddi, byddwn yn sefydlu “llif prosiectau dadansoddol y gellir eu hatgynhyrchu” y mae modd eu sefydlu i echdynnu’r un data ar adeg benodol bob dydd, bob wythnos, bob mis, ac ati. O ddefnyddio’r rhain, gallwn wella canlyniadau o ran iechyd cyhoeddus drwy alluogi gwaith dadansoddi mwy prydlon. Mae hynny’n golygu y byddwn yn meithrin dealltwriaeth yn nes at amser digwyddiadau, a bydd yn golygu bod gennym drefniadau monitro a goruchwylio gwell, ein bod yn cael rhybuddion cynnar gwell a’n bod yn meithrin agweddau eraill ar ddealltwriaeth y gallwn eu troi’n gamau gweithredu. Gan defnyddio hynny fel sylfaen, gallwn ddechrau hybu iechyd cyhoeddus manwl gywir a mabwysiadu technolegau arloesol eraill.
Byddwn yn cyhoeddi cynnyrch data y bwriedir iddo hybu’r gwaith o wneud penderfyniadau a chynllunio. Yn ogystal â chyhoeddi’r data, byddwn hefyd yn cyhoeddi deongliadau annibynnol a diduedd sy’n helpu pobl i ddeall beth sy’n digwydd, pam y mae’n digwydd, a beth sy’n bwysig. Byddwn yn adrodd y stori yn ogystal â chofnodi’r rhifau, fel bod yr hyn a wnawn yn ddefnyddiol i’n holl ddefnyddwyr er mwyn iddynt allu cymryd y camau cywir.